8:00
Bei flexword brennen bereits die Lichter, die Projektmanager sitzen in den Startlöchern und aus der Küche riecht es nach frisch gebrühtem Kaffee. Die Übersetzungsprozesse, an denen die Kollegen in den USA über Nacht gearbeitet haben, werden nun in Mannheim wieder aufgenommen. Die Projektmanager-Teams an den Standorten in Mannheim, London und Jacksonville arbeiten Hand in Hand zusammen und tauschen sich regelmäßig über den Stand laufender Projekte aus. Somit geht die Arbeit nahtlos von einem Team zum anderen über und die unterschiedlichen Zeitzonen werden optimal ausgenützt.
9:30
Auch die Telefonleitung ist inzwischen warmgelaufen. Es rufen sowohl Kunden, als auch Übersetzer an, mit denen die Projektmanager während des Übersetzungsprozesses im regen Austausch stehen. Oftmals werden Fragen zum Thema Terminologie oder Handhabung der einzelnen CAT-Tools gestellt, die schnellstmöglichst beantwortet werden müssen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass die Projektmanager jederzeit erreichbar sind, um die Fachübersetzer bei ihrer Arbeit unterstützen zu können.
10:30
Mittlerweile sind auch die Kollegen am Standort in London online. Sie vervollständigen das Projektmanagement-Team hier in Europa und kümmern sich um britische Kunden vor Ort, wie zum Beispiel namhafte Wirtschafts- und Anwaltskanzleien.
12:00
Pünktlich um 12:00 fangen bei flexword die Mägen langsam an zu knurren. Sobald die Temperaturen es zulassen trifft man sich auf der Terrasse oder alternativ in der Küche, isst, tratscht und lacht herzhaft miteinander. Jetzt heißt es erstmal abschalten, entspannen und Kraft für die 2. Hälfte des Tages zu tanken. Wer weiß, was der Tag noch so bringt…
13:30
Da klingelt auch schon das Telefon. Ein Kunde kündigt einen wichtigen Eilauftrag an. Die Aufgabe lautet: 5000 Wörter vom Deutschen ins Englische bis heute Abend um 18:00 Uhr. Gespannt erwartet das Projektmanagementteam die Zusendung des Dokuments. Die obligatorische Tafel Schokolade zur Stärkung der Nerven macht schon die Runde (ob heute eine Tafel ausreichen wird, steht noch in den Sternen). Erste organisatorische Vorbereitungen werden getroffen damit es, sobald das Dokument eingetroffen ist, losgehen kann. Rund um den hauptverantwortlichen Projektmanager bildet sich ein Team, in dem jeder einzelne Projektmanager eine bestimmte Aufgabe übernimmt. Sobald der Text eingegangen ist und analysiert wurde, kann der Übersetzungsprozess in Gang gesetzt werden. Der hauptverantwortliche Projektmanager und sein Team stellen nun ein auf das Fachgebiet und die Natur des Textes abgestimmtes Team an Übersetzern und Lektoren zusammen. Insbesondere bei eiligen und sehr umfangreichen Aufträgen, bei denen ganze Übersetzerteams gleichzeitig am selben Text arbeiten, ist das organisatorische Talent der Projektmanager gefragt. flexword hat sich über die Jahre vermehrt auf eilige Übersetzungen spezialisiert, die nun einen Großteil der Aufträge ausmachen. Die darauf abgestimmten Workflows, sowie die langjährige Erfahrung führen dazu, dass beim Projektmanagementteam jeder Handgriff sitzt.
15:00
Der Übersetzungsprozess läuft mittlerweile auf Hochtouren und einer termingerechten Lieferung steht nichts im Wege. Mittlerweile sind auch die Kollegen aus Jacksonville online. Das Timing ist perfekt, denn einer Projektmanagerin ist gerade ein Übersetzer ausgefallen. Aufgrund eines familiären Notfalls wird er die Übersetzung nicht rechtzeitig liefern können. Von einem Moment zum anderen ist ein Projekt mit normaler Bearbeitungszeit durch einen unvorhersehbaren Zwischenfall zu einem Eilauftrag geworden. Die Aufgabe für die zuständigen Projektmanager lautet nun: Innerhalb kürzester Zeit einen gleichwertigen Übersetzer auswählen, der die Übersetzungsarbeit nahtlos fortführt. Nichts, was sich – je nach Temperament – mit einem Espresso oder einer Tasse Tee nicht fix regeln ließe. Das Projektmanagementteam hat auch schon die Lösung parat: Dank des umfangreichen Pools an qualifizierten Fachübersetzern, dauert es nicht allzu lange bis ein passender Übersetzer für das Projekt zur Verfügung steht. Trotz des nun vorliegenden Zeitdrucks darf die Qualität der Übersetzung unter keinen Umständen darunter leiden. Ein umfangreicher Pool an qualifizierten Fachübersetzern, flexible Workflows, sowie ein perfektes Risikomanagement ermöglichen es uns, jeder unerwarteten Änderung im Zeitplan schnellstmöglich entgegenzusteuern.
16:30
Von der Tafel Schokolade ist nur noch die leere Verpackung übrig und langsam kehrt auch wieder Ruhe bei flexword ein. Der eilige Auftrag von heute Nachmittag wurde bereits übersetzt und liegt nun beim Lektor auf dem Tisch. Als nächstes steht die Nachformatierung des Dokuments durch das DTP-Team in Novi Sad, sowie die finale Qualitätssicherung durch den Projektmanager an. Denn ein Projekt beinhaltet nicht nur die Übersetzung eines Textes, sondern auch die richtige Handhabung unterschiedlicher Dateiformate. Bevor es für die Mitarbeiter am Standort in Mannheim bald in den Feierabend geht, vergewissern sich alle, dass die Teams in London und Jacksonville über jedes Projekt im Detail informiert sind.
17:00
Während am Standort in Mannheim die Lichter ausgehen und in London der Arbeitstag sich langsam dem Ende zuneigt, werden die PCs am Standort in Jacksonville erst richtig warm.